Στο σύγχρονο περιβάλλον των επιχειρήσεων παράγεται καθημερινά ένας μεγάλος όγκος πληροφοριών. Έτσι και στις εταιρείες με αποθηκευτικούς χώρους, παρά τα διαθέσιμα πληροφοριακά συστήματα, όπως τα WMS και ERP ή τα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων, οι τακτικές αλλά και οι στρατηγικές αποφάσεις λαμβάνονται πολλές φορές εμπειρικά και δε βασίζονται σε μετρήσιμα δεδομένα.
Στο παρόν άρθρο, θα εξετάσουμε τι είναι οι δείκτες απόδοσης (Key Performance Indicators ή KPIs) και ποιοι δείκτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε μία αποθήκη. Στη συνέχεια, θα δούμε πως μπορούμε να επιλέξουμε τους κατάλληλους δείκτες για τις ανάγκες της επιχείρησής μας και τι κομβικές πληροφορίες μπορούμε να λάβουμε από κάποιους από αυτούς. Τέλος, θα μάθουμε πως η χρήση ενός συστήματος διαχείρισης αποθήκης (WMS) και η υιοθέτηση μιας πλατφόρμας επιχειρηματικής ευφυίας, όπως το Power BI, μπορούν να συνδυαστούν και τελικά να ενισχύσουν με ουσιαστικό τρόπο την αξιοποίηση των δεδομένων μιας αποθήκης.
Τι είναι οι δείκτες απόδοσης; (KPIs – Key Performance Indicators)
Οι δείκτες απόδοσης είναι μία ποσοτική πληροφορία, ένας αριθμός που σχετίζεται με τη μέτρηση μιας λειτουργίας ή ενός αποτελέσματος. Ακόμα πιο απλά, είναι μία μέτρηση που μας δείχνει αν αυτό που κάνουμε, το κάνουμε καλά ή όχι. [1] Μπορούν να πάρουν τη μορφή απόλυτων τιμών, ποσοστών, αναλογιών/λόγων και μετρήσεις χρόνου/ρυθμού.
Μία επιχείρηση μπορεί να έχει κάθε μέρα παραγγελίες, κινήσεις υλικών και ανθρώπων, χωρίς όμως να είναι ξεκάθαρο αν είναι σε τροχιά σταθερότητας ή ανάπτυξης. Χωρίς τη συλλογή των δεδομένων και χωρίς την παρακολούθηση και ερμηνεία των KPIs, δε μπορεί να γνωρίζει πόσο καλά αποδίδουν τελικά οι διαδικασίες και οι εργαζόμενοί της, σε ποια σημεία μπορεί να χάνει χρόνο και άλλους πόρους ή αν υπάρχουν προβλήματα και κρυφά κόστη. Σε άλλα σημαντικά επιχειρηματικά οφέλη, εταιρείες που βασίζονται στα δεδομένα παρουσιάζουν κέρδη τα οποία ξεπερνούν αυτά των ανταγωνιστών τους κατά περίπου 25% [2].
Θα συνοψίζαμε αναφέροντας ότι οι δείκτες απόδοσης δίνουν σε μια εταιρεία τις ακόλουθες δυνατότητες [3]:
- Η μέτρηση της απόδοσης γίνεται με έναν αντικειμενικό τρόπο, αφού κάθε δείκτης έχει συγκεκριμένο τρόπο μέτρησης. Ανάλογα με τη μορφή του δείκτη προκύπτουν και αντίστοιχες αντικειμενικές ερμηνείες των αποτελεσμάτων.
- Ο κάθε δείκτης και ο τρόπος μέτρησης κάθε δείκτη μπορούν να επικοινωνηθούν προς τους εργαζομένους. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται η διαφάνεια των κρίσιμων πληροφοριών και των αποτελεσμάτων. Παράλληλα, οι ομάδες και τα τμήματα μπορούν να ευθυγραμμιστούν πιο εύκολα ως προς το τι καλούνται να πετύχουν.
- Για τους δε υπευθύνους και έχοντες θέσεις ευθύνης, τα KPIs και η παρακολούθησή τους στην πάροδο του χρόνου είναι ένα διττό εργαλείο. Από τη μία βασισμένοι σε αυτά, μπορούν να πάρουν πιο εύστοχες βραχυχρόνιες και μακροχρόνιες αποφάσεις. Από την άλλη, οι δείκτες απόδοσης γίνονται και προειδοποιήσεις πως κάτι αρχίζει να αποκλείει του στόχου. Με αυτόν τον τρόπο, τους δίνεται η δυνατότητα να παρεμβαίνουν άμεσα εντοπίζοντας τις αιτίες απόκλισης και να δρώντας διορθωτικά.
Τι δείκτες χρησιμοποιούνται σε μία αποθήκη;
Η χρήση των KPIs σε εταιρείες με αποθήκες αναδεικνύεται χαρακτηριστικά από άρθρο της επιστημονικής κοινότητας του 2023 [4]. Οι ερευνητές – συντάκτες ανέτρεξαν σε 203 δημοσιοποιημένα άρθρα, όπου εντόπισαν συνολικά περίπου 70 δείκτες που χρησιμοποιούνται τακτικά σε αποθήκες για τη μέτρηση απόδοσης της επιχείρησης. 52 εξ αυτών αφορούσαν οικονομικούς δείκτες που είναι και οι πιο διαδεδομένοι, ενώ οι υπόλοιποι ήταν σχετικοί με την απόδοση των εταιρειών σε κοινωνικά και περιβαλλοντικά θέματα.
Οι οικονομικοί δείκτες περιλαμβάνουν:
- Δείκτες απόδοσης με βάση το χρόνο, όπως δείκτες μέτρησης χρόνων συλλογής παραγγελιών και παραλαβών,
- Δείκτες απόδοσης με βάση τα κόστη, όπως κόστη αποθήκευσης και άμεσα εργατικά κόστη,
- Δείκτες σχετικούς με πληροφοριακά συσ
τήματα και τεχνολογίες αποθήκης, όπως η αξιοπιστία ενός συστήματος/αλγορίθμου και η ταχύτητα ανάγνωσης barcode/QR/εικόνας και
- Γενικούς δείκτες απόδοσης αποθηκών, όπως είναι η ακρίβεια συλλογής παραγγελιών (picking accuracy) και ο δείκτης κυκλοφορίας αποθέματος (Inventory turnover). Αυτοί οι δείκτες είναι πιο συνολικοί και λειτουργικοί και η μέτρησή τους συσχετίζεται με παραπάνω από μία διάσταση (χρόνου, κόστους, ποιότητας ή τεχνολογίας).
Ποιους δείκτες να επιλέξω τελικά για την αποθήκη μου;
Κάθε αποθήκη έχει τις δικές της εργασίες και ιδιαιτερότητες, συνεπώς οι υπεύθυνοί της πρέπει να ευθυγραμμίσουν τα KPIs με την πραγματικότητα αυτή. Ανάλογα με τον κλάδο και τη φύση της επιχείρησης, το τι έχει αξία διαφέρει.
Για παράδειγμα, μία επιχείρηση με παραπάνω από μία αποθήκες θα’χει προστιθέμενη αξία παρακολουθώντας το δείκτη ποσοστού μεταφορών αποθέματος (Stock Transfer Rate) μεταξύ των εγκαταστάσεων της. Ο συγκεκριμένος δείκτης μπορεί να αναδείξει πιθανές ανισορροπίες στην κατανομή αποθεμάτων, προβλήματα πρόβλεψης ζήτησης ή ανάγκες αναπλήρωσης μεταξύ των αποθηκών. Ωστόσο, ο ίδιος δείκτης θα ήταν αχρείαστος αν κάθε αποθήκη για όποιο επιχειρησιακό ή γεωγραφικό λόγο λειτουργούσε αυτόνομα ή αν κάθε αποθήκη διαχειριζόταν διαφορετικές κατηγορίες προϊόντων.
Τελικά, δεν υπάρχει μία συγκεκριμένη απάντηση στο παραπάνω ερώτημα, παρά μόνο γενικές κατευθύνσεις πάνω στις οποίες η κάθε επιχείρηση οφείλει να κινηθεί, ώστε να ωφεληθεί από τη χρήση κάποιων δεικτών. Πιο συγκεκριμένα, η επιλογή των κατάλληλων KPIs μπορεί να γίνει ανάλογα με [3, 5]:
- Τις βασικές λειτουργίες που διαθέτει η αποθήκη, καθώς δεν είναι δεδομένο πως τις εκτελεί όλες ή πως όλες πρέπει να παρακολουθούνται με δείκτες. Η προσέγγιση βάσει διεργασιών αποτελεί ίσως τον πιο κλασσικό τρόπο αξιολόγησης απόδοσης σε αποθήκες.
- Τις διαστάσεις απόδοσης, όπως είναι ο χρόνος, τα κόστη, η ακρίβεια αλλά και η απόδοση σε ποσοτικά χαρακτηριστικά ποιότητας.
- Τη σύνδεση ενός δείκτη με αποφάσεις και πιθανές ενέργειες. Μία κλασσική παραδοχή των επιχειρήσεων είναι πως αν κάτι δεν είναι μετρήσιμο, τότε δεν είναι διαχειρίσιμο. Σε ένα δεύτερο επίπεδο ανάγνωσης, η πραγματική αξία ενός δείκτη δεν βρίσκεται απλά στο αν κάτι μπορεί να μετρηθεί, αλλά αν αυτό που αφορά, τελικά μπορεί και να οδηγήσει σε μία χρήσιμη επιχειρησιακή απόφαση και παρέμβαση βελτίωσης.
- Την κρισιμότητα των δεικτών. Η παρακολούθηση μεγάλου αριθμού δεικτών παράγει μαζί και μεγάλο αριθμό ερμηνειών, κάτι που φθείρει την αποτελεσματικότητα της ανάλυσης. Για το λόγο αυτό, συστήνεται η ιεράρχηση και η εστίαση στους πιο κρίσιμους.
- Το ευρύτερο επιχειρηματικό μοντέλο της επιχείρησης, καθώς και ο βαθμός και ο τρόπος με τον οποίο η λειτουργία της αποθήκης υποστηρίζει την υλοποίησή του.
Πέντε χρήσιμοι δείκτες για την αποθήκη και η χρήση τους
Inventory Accuracy – Ακρίβεια αποθέματος
Ο συγκεκριμένος δείκτης μετρά τη διαφορά μεταξύ του φυσικού αποθέματος και του συστημικού καταγεγραμμένου αποθέματος, ενώ μετριέται κατά τη διαδικασία ετήσιων ή κυκλικών απογραφών. Είναι ίσως ο δείκτης που βελτιώνεται περισσότερο από όλους με τη χρήση ενός WMS [6].
Σε καθημερινό επίπεδο, βοηθά στο να εντοπίσουμε και να διορθώσουμε αποκλίσεις αποθεμάτων, ενώ μαζικές ή μεγάλες αποκλίσεις, μαρτυρούν ανάγκες βελτίωσης διαδικασιών και ροών αποθήκης.
Σε στρατηγικό και ευρύτερο επίπεδο, η ακρίβεια των αποθεμάτων διασφαλίζει τα υψηλά επίπεδα εξυπηρέτησης πελατών, τη διατήρηση των κοστών διαχείρισης και αποθήκευσης σε χαμηλά επίπεδα και πως η επιχείρηση δε θα χάσει πωλήσεις, άρα και κέρδη, από ελλείψεις προϊόντων.
Order lead time – Χρόνος εκτέλεσης μίας παραγγελίας
Ο συγκεκριμένος δείκτης μετρά τον συνολικό χρόνο εκτέλεσης μιας παραγγελίας, από τη στιγμή της καταχώρησής της έως τη στιγμή που είναι έτοιμη για αποστολή. Ανάλογα τις διεργασίες μίας αποθήκης στο χρόνο αυτό συμμετέχουν οι εργασίες συλλογής, packing, φόρτωσης ως και την αποστολή. Είναι ένας δείκτης που για να παρακολουθηθεί χρειάζεται υποστήριξη από κάποια τεχνολογική υποδομή.
Σε καθημερινό επίπεδο, ο δείκτης βοηθά στη βέλτιστη κατανομή των πόρων, ώστε να αποφεύγονται καθυστερήσεις και να μην παραμένουν παραγγελίες σε εκκρεμότητα προς εκτέλεση.
Ενώ σε στρατηγικό επίπεδο, η ύπαρξη σαφώς μετρημένων lead times επιτρέπει τον καθορισμό και τη βελτίωση των επιπέδων εξυπηρέτησης. Ο χρόνος εκτέλεσης παραγγελιών αποτελεί πλέον κρίσιμο διαφοροποιητικό παράγοντα για τις επιχειρήσεις και η μείωσή του μπορεί να μετατραπεί σε σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην αγορά [7].
Picks per Hour – Συλλογή παραγγελιών/γραμμών παραγγελιών ανά ώρα
Ο συγκεκριμένος δείκτης μετρά την παραγωγικότητα των εργαζομένων και τελικά ολόκληρης της ομάδας αποθήκης κατά τη διαδικασία της συλλογής [8].
Σε καθημερινό επίπεδο βοηθά στην παρακολούθηση της απόδοσης της αποθήκης, αλλά και της ομάδας αποθήκης αναδεικνύοντας και ανάγκες εκπαίδευσης.
Σε στρατηγικό επίπεδο, αναδεικνύονται και ανάγκες – ευκαιρίες βελτίωσης των δυνατών μεθόδων και μέσων συλλογής, όπως πχ wave picking ή picking με χρήση καροτσιών. Για μεγαλύτερου μεγέθους εταιρείες μπορούν να αναδειχθούν και ανάγκες περισσότερης αυτοματοποίησης.
Receiving Efficiency – Αποδοτικότητα παραλαβών
Ο συγκεκριμένος δείκτης μετρά την ταχύτητα και την ακρίβεια της διαδικασίας παραλαβής εμπορευμάτων, ενώ μετριέται κατά τη διαδικασία παραλαβών. Σε κάποιες εταιρείες, περιλαμβάνεται και ο χρόνος τοποθέτησης του αποθέματος. Ο δείκτης αυτός προϋποθέτει αντίστοιχη τεχνολογική υποστήριξη για την παρακολούθηση και μέτρησή του.
Σε καθημερινό επίπεδο βοηθά στον έλεγχο καθυστερήσεων κατά την παραλαβή και την αναγνώριση λαθών των προμηθευτών [9].
Σε στρατηγικό επίπεδο, μπορεί να βοηθήσει στο να αξιολογήσουμε και να διαπραγματευτούμε με προμηθευτές, να ανασχεδιάσουμε τη διαδικασία εισαγωγής των αποθεμάτων στην αποθήκη, καθώς και να εξετάσουμε την υποστήριξη διαδικασίας cross-docking.
Inventory Turnover Ratio – Δείκτης κυκλοφοριακής ταχύτητας αποθεμάτων
Ο συγκεκριμένος δείκτης μετρά πόσο γρήγορα πουλιέται και τελικά ανανεώνεται το απόθεμα μέσα σε μία συγκεκριμένη χρονική περίοδο, ενώ δεν συσχετίζεται άμεσα με μία μόνο διεργασία [2].
Είναι ένας στρατηγικός δείκτης, καθώς μας δείχνει πόσο αποδοτικά χρησιμοποιούνται τα κεφάλαια της επιχείρησης που έχουν τη μορφή αποθεμάτων. Μέσω αυτού εντοπίζονται υπεραποθέματα, αποθέματα που «κάθονται» άρα δεσμευμένο κεφάλαιο ή αντίστροφα ελλείψεις σε είδη, άρα απώλειες πωλήσεων.
Εν τέλει, επηρεάζει σημαντικά την πολιτική αγορών, τη βελτίωση διαχείρισης κεφαλαίου κίνησης, καθώς και να λάβουμε αποφάσεις σχετικά με προωθητικές ενέργειες για εκκαθάριση αποθεμάτων.
Ο ρόλος ενός Consultant σε συνδυασμό με τα WMS & Power BI
Για πιο μικρές και μικρομεσαίες επιχειρήσεις, τα παραπάνω βήματα επιλογής KPIs και οι πληροφορίες των KPIs είναι ξεκάθαρα ως προς τη λογική τους. Συχνά όμως στην πράξη μοιάζουν απαιτητικά ως προς την εφαρμογή, ειδικά όταν δεν υπάρχει διαθέσιμος χρόνος και μία δομημένη μεθοδολογία διαχείρισης.
Σε αυτό το σημείο, ο ρόλος ενός συμβούλου επιχειρήσεων μπορεί να αποδειχθεί καθοριστικός, καθώς είναι σε θέση να αναγνωρίσει τις εκάστοτε ανάγκες, την πολυπλοκότητα και την καθημερινότητα της κάθε επιχείρησης και να τα τοποθετήσει όλα σε ένα εφαρμόσιμο και ρεαλιστικό πλαίσιο δεικτών και παρακολούθησής τους. Η αποτελεσματικότητα ενός τέτοιου πλαισίου δεν είναι από μόνη της αρκετή. Η επιχείρηση χρειάζεται ένα συστημικό τρόπο για να δρα και να αποφασίζει.
Τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης αποθήκης (WMS) και τα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων (Power BI) συμβάλλουν με συμπληρωματικό και ουσιαστικό τρόπο τόσο στη συλλογή των δεδομένων, όσο και στην οργάνωση και την μετατροπή τους σε χρήσιμες πληροφορίες [10, 11]. Από τη μία το WMS μπορεί να διασφαλίσει την ορθή εκτέλεση και την καταγραφή – συλλογή δεδομένων των διαδικασιών αποθήκης και των κινήσεων των αποθεμάτων. Αρκετά από αυτά, δίνουν στις επιχειρήσεις και κάποιες αρκετά χρήσιμες αναφορές.
Από την άλλη η χρήση του Power BI έρχεται να επεκτείνει τη χρήση αυτών των δεδομένων. Εντός του WMS οι πληροφορίες αφορούν το τι γίνεται σε πραγματικό χρόνο ή τι έγινε σημειακά για μία προηγούμενη μέρα, μήνα ή διάστημα. Το Power BI λειτουργεί σε ένα ανώτερο επίπεδο ανάλυσης και μπορεί να δώσει πιο στρατηγικές κατευθύνσεις. Μπορεί να ενώσει και να μετατρέψει τα ιστορικά δεδομένα και δεδομένα που προέρχονται από διαφορετικές πηγές και συστήματα σε δυναμικές αναλύσεις και συσχετίσεις, παρουσιάζοντάς τα όμως σε έναν εύπεπτο για το χρήστη τρόπο μέσω διαφόρων επιλογών σε οπτικοποιήσεις (γραφήματα και dashboards). Βοηθάει τόσο στην κατανόηση των τάσεων, όσο και στον εντοπισμό αιτιών και άλλων σχέσεων παραγόντων που επηρεάζουν την απόδοση της αποθήκης.
Μία επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει σταδιακά εξετάζοντας την υφιστάμενη αξιολόγηση των διαδικασιών αποθήκης της. Στη συνέχεια, να προχωρήσει σε σχετικές βελτιωτικές αλλαγές και έπειτα να υιοθετήσει ένα WMS. Τελικά, στο βάθος του χρόνου βρίσκεται σε θέση να αντιληφθεί τη δύναμη των δεδομένων δομικά, αλλά και σε επίπεδο κουλτούρας είναι πια πιο ώριμη, ώστε να υιοθετήσει και το Power BI, καθώς και πιο προηγμένους δείκτες απόδοσης που θα της δώσουν βαθύτερη επιχειρησιακή γνώση.
Η INGENIO αποτελεί έναν ενιαίο συνεργάτη για τις επιχειρήσεις. Διαθέτοντας πολυετή εμπειρία στον ανασχεδιασμό διαδικασιών και έμπειρα στελέχη, παρέχουμε τόσο υπηρεσίες WMS, όσο και Power BI καλύπτοντας συνολικά το οικοσύστημα της αποθήκης σας. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφτείτε τις σχετικές ιστοσελίδες μας WMS & Power BI.
______________________________________________
Πηγές:
[1] Meier, H., Lagemann, H., Morlock, F. & Rathmann, C. (2013). Key performance indicators for assessing the planning and delivery of industrial services. Procedia CIRP, 11, 99 – 104. https://doi.org/10.1016/j.procir.2013.07.056.
[2] OPEX Corporation. (2025). Top 10 metrics to measure Operational Success: A Warehouse KPI Checklist. https://www.opex.com/insights/warehouse-kpi-checklist-for-operational-success/
[3] Aithal, P.S. & Aithal, S. (2023). Key Performance Indicators (KPI) for Researchers at Different Levels & Strategies to Achieve it. International Journal of Management Technology and Social Sciences, 8(3), 294 – 325. https://doi.org/10.47992/ijmts.2581.6012.0304
[4] Faveto, A., Traini, E., Bruno, G. & Chiabert, P. (2024). Review‑based method for evaluating key performance indicators: an application on warehouse system. The International Journal of Advanced Manufacturing Technology¸130, 297 – 310. https://doi.org/10.1007/s00170-023-12684-4[5] Midor, K., Sujová, E., Cierna, H., Zarebinska, D. & Kaniak, W. (2020). Key Performance Indicators (KPIs) as a Tool to Improve Product Quality. New Trends in Production Engineering, 3(1), 347 – 354.
[6] Wasp Barcode Technologies. Top 10 Inventory Management KPIs – Key Performance Indicators for Maximizing Profit and Efficiency in Your Warehouse Operations. https://assets-us-01.kc-usercontent.com/ad8d8eda-c21e-000c-a5e6-7478633c60f3/5379fe4a-cce8-4f6c-bdce-edb282399055/Top%2010%20Inventory%20KPIs%20White%20Paper-web.pdf
[7] Villarreal, B. & Salido, L. (2009). Improving Order Lead Time: A Case Study. College Teaching Methods & Styles Journal, 5(1), 21 – 28. https://doi.org/10.19030/ctms.v5i1.5038
[8] Piasecki, D. (2001). Order Picking: Methods and Equipment for Piece Pick, Case Pick, and Pallet Pick Operations. https://www.logsuper.com/storage/ueditor/php/upload/file/20200308/1583653677859231.pdf
[9] Kalluru, S.R. & Gurijala, P.K.R. (2024). Increasing Efficiency of Goods Receipt with Mobility Solutions. International Journal of Computer Trends and Technology, 72(5), 182 – 187. https://doi.org/10.14445/22312803/IJCTT-V72I5P122
[10] Pacheco, D., Clausen, D.M. & Bumann, J. (2022). A multi-method approach for reducing operational wastes in distribution warehouses. International Journal of Production Economics, 256(1), 108705. https://doi.org/10.1016/j.ijpe.2022.108705
[11] Caridade, R., Pereira, T., Pinto Ferreira, L. & Silva, F.G.H. (2017). Analysis and optimisation of a logistic warehouse in the automotive industry. Procedia Manufacturing, 13, 1096 – 1103. https://doi.org/10.1016/j.promfg.2017.09.170