Για πολλές μικρομεσαίες επιχειρήσεις η απογραφή προϋποθέτει τη διακοπή των εργασιών τους, είναι συνδεδεμένη με υπερωρίες και δυστυχώς καταλήγει σε αρκετές αποκλίσεις στα αποτελέσματα καταγεγραμμένου και καταμετρημένου αποθέματος. Από αυτή την πραγματικότητα προκύπτουν δύο εύλογα ερωτήματα:
- Πώς μπορεί μια επιχείρηση να διασφαλίσει ότι η απογραφή της είναι πραγματικά αξιόπιστη;
- Και αν η διακοπή λειτουργίας της αποθήκης συνεπάγεται επιπλέον εργατικό κόστος ή ακόμη και χαμένες πωλήσεις, υπάρχει κάποια εναλλακτική προσέγγιση;
Η ετήσια απογραφή ως εργαλείο ελέγχου των αποθεμάτων
Στο άρθρο «Πώς το WMS μπορεί να σε βοηθήσει με την απογραφή σου» εξετάσαμε τον ορισμό της κλασσικής ετήσιας απογραφής ως μία διαδικασία καταμέτρησης και επαλήθευσης των φυσικών αποθεμάτων μιας επιχείρησης [1]. Επιπλέον, είδαμε πώς λειτουργίες ενός συστήματος διαχείρισης αποθήκης (Warehouse Management System), όπως η διαχείριση θέσεων, η χρήση scanners και η πλήρης ιχνηλασιμότητα των κινήσεων μπορούν να περιορίσουν σημαντικά τα λάθη των χειρόγραφων απογραφών και να διευκολύνουν τη διαδικασία της απογραφής.
Παραμένει, λοιπόν, το δεύτερο ερώτημα: Είναι απαραίτητο για τις επιχειρήσεις να περιμένουν την ετήσια απογραφή προκειμένου να αποκτήσουν σαφή εικόνα των αποθεμάτων τους; Ακόμη και όταν πραγματοποιείται ενδιάμεσα μέσα στη χρονιά, η διαδικασία συχνά παραμένει εργοβόρα, καθώς προϋποθέτει τη δέσμευση σημαντικών πόρων, όπως χρόνος, ανθρώπινο δυναμικό και λειτουργική προσπάθεια.
Η προσέγγιση της κυκλικής απογραφής
Η κυκλική απογραφή είναι μία αξιόπιστη εναλλακτική προσέγγιση καταμέτρησης των αποθεμάτων κατά την οποία η διαδικασία απογραφής περιορίζεται χωροταξικά και δεν εκτελείται σε ολόκληρο το κωδικολόγιο μίας εταιρείας [2][3].
Συγκεκριμένα, πραγματοποιείται είτε σε πιο συγκεκριμένα μέρη, χώρους ή όπως λέμε ζώνες της αποθήκης, είτε σε ορισμένους κωδικούς βάσει κριτηρίων των αποθεμάτων (πχ αξία αγοράς) και πραγματοποιείται σε τακτικά χρονικά διαστήματα.
Αυτοί οι περιορισμοί την ίδια στιγμή μειώνουν τους απαραίτητους πόρους που δεσμεύονται για την ολοκλήρωσή της και εξαλείφει την ολική διακοπή της λειτουργίας της αποθήκης. Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα είναι πως η πιο τακτική εκτέλεση επιτρέπει τον πιο έγκαιρο εντοπισμό αποκλίσεων μεταξύ φυσικού και συστημικού αποθέματος και έτσι διασφαλίζεται μεγαλύτερη ακρίβεια στα δεδομένα της αποθήκης. Το τελευταίο πλεονέκτημα φέρει μαζί του και άλλα οφέλη, όπως η διασφάλιση ορθότερης εικόνας αποθεμάτων, πιο εύστοχων προβλέψεων αγορών κα.
Πώς ένα WMS υποστηρίζει την κυκλική απογραφή
Μία λειτουργικότητα που διαχωρίζει ένα WMS από άλλα πληροφοριακά συστήματα είναι αυτή της καταγραφής των θέσεων και των ζωνών μίας αποθήκης [4]. Αυτή η αναλυτική αποτύπωσή τους επιτρέπει στο χρήστη να γνωρίζει σε ζωντανό χρόνο ποιοι κωδικοί βρίσκονται σε ποιο χώρο της αποθήκης με τις σχετικές ποσότητες τους ανά θέση, καθώς και τα αναλυτικά χαρακτηριστικά κάθε αποθέματος, όπως ημερομηνίες παραλαβής/παραγωγής/λήξης, σειριακούς αριθμούς κοκ.
Βάσει αυτών των αναλυτικών πληροφοριών, ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει ένα πλάνο απογραφής. Με απλά λόγια, το πλάνο απογραφής είναι η ψηφιακή μορφή της λίστας απογραφής που παλαιότερα θα δημιουργούσε κάποιος σε έντυπη μορφή, δηλαδή μια οργανωμένη λίστα με τις θέσεις ή τους κωδικούς που πρέπει να καταμετρηθούν. Το πλεονέκτημα του ηλεκτρονικού αυτού πλάνου είναι ότι ο χρήστης μπορεί πολύ εύκολα να επιλέξει συγκεκριμένα μόνο είδη προς απογραφή ή να περιοριστεί σε απογραφή συγκεκριμένων θέσεων και έτσι η ολική απογραφή να εκτελεστεί τμηματικά.
Μια ακόμα σημαντική ευελιξία που δίνει ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης είναι ο έλεγχος των κινήσεων των αποθεμάτων που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια της απογραφής. Συγκεκριμένα, ο χρήστης μπορεί να προεπιλέξει πως οι κωδικοί ή οι θέσεις που θα απογραφούν θα «κλειδώσουν» στο σύστημα. Δηλαδή, δε θα είναι διαθέσιμοι να σκαναριστούν και συνεπώς να μετακινηθούν, πωληθούν κλπ.
Προφανώς στην πράξη, αυτό σημαίνει πως η συστημική διαδικασία κλειδώματος πρέπει να ακολουθείται και από τη σχετική φυσική οργάνωση της απογραφής [5]. Έτσι, θα αποτρέπονται ανθρώπινα λάθη και θα διασφαλίζεται πως τα αποθέματα δεν θα κινηθούν ούτε στο φυσικό χώρο.
Συμπερασματικά, θα λέγαμε πως η κυκλική απογραφή δεν έρχεται να αντικαταστήσει την ανάγκη και την υποχρέωση της ετήσιας απογραφής. Αντιθέτως, λειτουργεί συμπληρωματικά σε αυτή και δίνει στις εταιρείες ένα ακόμα τρόπο για να υποστηρίξουν τον πιο τακτικό έλεγχο των αποθεμάτων τους. Σε συνδυασμό με τις δυνατότητες που παρέχει ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης, η διαδικασία μπορεί να οργανωθεί, να ελεγχθεί και τελικά να ενταχθεί στην τακτική καθημερινότητα της αποθήκης με πολλαπλά οικονομικά και χρονικά οφέλη.
Για τις επιχειρήσεις που επιδιώκουν και αντιλαμβάνονται τη σημαντικότητα της ακρίβειας των αποθεμάτων τους, η υιοθέτηση ενός WMS και η βελτιστοποίηση των διαδικασιών της αποθήκης τους, συμπεριλαμβανομένης και αυτής της απογραφής, αποτελούν κομβικά βήματα. Βρείτε περισσότερες πληροφορίες εδώ: https://www.ingenio.gr/specialized-solution/wms/
Πηγές:
[1] NetSuite. (2021). Physical Inventory: Steps, Best Practices & Tips. https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/inventory-management/physical-counts-inventory.shtml
[2] Destro, I.R. et. al, “The impacts of inventory record inaccuracy and cycle counting on distribution center performance”, Production, Vol.33, 2023. https://doi.org/10.1590/0103-6513.20220077
[3] Wijfeels, L. et al., “An enhanced cycle counting approach utilising historical inventory data”, IFAC-PapersOnLine, Vol.49(12), pp.1347-1352, 2016. https://doi.org/10.1016/j.ifacol.2016.07.748
[4] Shanmugamani, K., & Mohamad, F., “The Implementation of Warehouse Management System (WMS) to Improve Warehouse Performance in Business to Business (B2B)”, Journal of Industrial Management, 1(2), pp. 31-40, 2023. https://doi.org/10.15282/ijim.17.4.2023.10091
[5] Johnson,B.W. , “An Overview of Cycle Counting”, Dannible and McKee LLP, 2018. https://www.dmcpas.com/wp-content/uploads/2018/11/Implementing-Effective-Cycle-Counting.pdf