Για πολλές εταιρείες, η απογραφή αποτελεί μία χρονοβόρα ή και «επίπονη» φορολογική υποχρέωση στο τέλος του έτους. Απαιτείται η δέσμευση του προσωπικού, πολλές ώρες λεπτομερούς εργασίας ή και επανελέγχων. Για άλλους συνεπάγεται και τη διακοπή ή επιβράδυνση της κανονικής λειτουργίας της αποθήκης ή του καταστήματος τους.
Υπάρχει όμως και μια άλλη πλευρά του ίδιου νομίσματος. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τα συνηθισμένα προβλήματα που προκύπτουν κατά τη διαδικασία της απογραφής, τη σημαντικότητα μίας σωστής απογραφής, αλλά και το πώς ένα σύστημα διαχείρισης αποθήκης μπορεί να τα ελαχιστοποιήσει, βελτιώνοντας την ακρίβεια, την ταχύτητα και την οργάνωση της αποθήκης.
Τι είναι η απογραφή και ποια είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη της
Η απογραφή αποτελεί μια δομημένη διαδικασία καταμέτρησης των φυσικών αποθεμάτων μιας εταιρείας, όπου το προσωπικό εφαρμόζει προκαθορισμένες μεθόδους για την καταμέτρηση των αγαθών [1].
Πολλά από τα σφάλματα που προκύπτουν σε αυτή τη διαδικασία οφείλονται σε ανεπαρκή ή πρόχειρο σχεδιασμό των ενεργειών πριν, κατά τη διάρκεια ή μετά την ολοκλήρωση της απογραφής. Επιπλέον, οι άνθρωποι παίζουν καθοριστικό ρόλο στην εμφάνιση λαθών, ενώ συχνά παρατηρούνται και προβλήματα που σχετίζονται με τον αποθηκευτικό χώρο και την οργάνωσή του. Στα πιο συνήθη θα εντάσσαμε τα ακόλουθα [2][3][4]:
- Λάθη στην ακριβή καταμέτρηση ποσοτήτων,
- Διπλές καταγραφές ή παράλειψη καταγραφών,
- Λάθη στην καταγραφή μονάδων μέτρησης,
- Είδη που καταγράφονται λάθος λόγω της χρήσης του ίδιου κωδικού, περιγραφής ή παρόμοιας συσκευασίας,
- Αποθέματα που τοποθετούνται εκτός του καθορισμένου χώρου αποθήκευσης,
- Έλλειψη καταγεγραμμένων οδηγιών/διαδικασίας απογραφής,
- Ανεπαρκής εκπαίδευση του προσωπικού στην διαδικασία απογραφής.
Η αξία μιας σωστής διαδικασίας απογραφής
Μια σωστά εκτελεσμένη απογραφή διασφαλίζει την ακρίβεια δεδομένων, ενισχύοντας έτσι τη συνολική λειτουργικότητα της αποθήκης [5]. Έτσι η εταιρεία μπορεί να εξυπηρετεί άμεσα και χωρίς λάθη τους πελάτες της (αφού το απόθεμα που θεωρείται διαθέσιμο είναι και το πραγματικό), να μειώνει τις ελλείψεις και να βελτιστοποιεί τα κόστη αγορών και αποθήκευσης αποφεύγοντας περιττά αποθέματα. Παράλληλα, της δίνει τη δυνατότητα να εντοπίζει εγκαίρως σφάλματα διαχείρισης ή κλοπές σε οποιοδήποτε στάδιο της αποθηκευτικής διαδικασίας.
Επίσης, κατά το κλείσιμο μιας λογιστικής περιόδου, οι αναντιστοιχίες στα αποθέματα μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις μιας επιχείρησης και να οδηγήσουν σε φορολογικά ζητήματα σύμφωνα και με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (Ν. 4308/2014). Το λογιστήριο και η αποθήκη οφείλουν να εξηγούν τις ελλείψεις ή τα πλεονάσματα στα αποθέματα, καθώς και να αποφεύγουν αυθαίρετες ή εικονικές διορθώσεις χωρίς κατάλληλη τεκμηρίωση, αφού αυτό μπορεί να οδηγήσει σε φορολογικές επιπτώσεις και ελέγχους σύμφωνα και με το Τμήμα Χ του Νόμου 4987/2022 που αφορά τους τόκους και τα πρόστιμα που επιβάλλονται σε περιπτώσεις φορολογικών παραβάσεων. Άρα είναι σημαντικό οι όποιες διαφορές απογραφής να ελαχιστοποιούνται.
Εργαλεία απογραφής
Ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης, τον αριθμό του προσωπικού, τους διαθέσιμους οικονομικούς πόρους, καθώς και τις ιδιαιτερότητες του αποθέματος της, όπως η ποικιλομορφία των κατηγοριών προϊόντων, η χρήση διαφορετικών μονάδων μέτρησης κ.α., οι εταιρείες επιλέγουν διαφορετικές μεθόδους απογραφής, καθώς και διαχείρισης τόσο των δεδομένων τους, όσο και των υπόλοιπων διαδικασιών αποθήκης [6].
Οι μικρότερες εταιρείες συνήθως χρησιμοποιούν εκτυπωμένες λίστες, χειρόγραφες καταγραφές ή απλά ψηφιακά εργαλεία, όπως το Microsoft Excel, για τη διαχείριση των αποθεμάτων τους. Από την άλλη, εταιρείες κάθε μεγέθους που επιθυμούν να ενοποιήσουν τα δεδομένα και τις διαδικασίες της αποθήκης τους με άλλες επιχειρησιακές διαδικασίες, όπως οι προμήθειες και η λογιστική, συχνά επιλέγουν ολοκληρωμένες λύσεις ERP ή εξειδικευμένα συστήματα διαχείρισης αποθηκών (WMS) [7], [8].
Πώς τα Συστήματα Διαχείρισης Αποθηκών (Warehouse Management Systems – WMS) μπορούν να βοηθήσουν την διαδικασία απογραφής
Ένα WMS είναι ένα σύστημα που βοηθά μια επιχείρηση να οργανώνει καλύτερα και να εκτελεί γρηγορότερα όλες τις εργασίες της αποθήκης της κι όχι μόνο αυτή της απογραφής. Ωστόσο, παρακάτω επεξηγείται πώς οι λειτουργικότητες του απλοποιούν και βελτιστοποιούν τη συγκεκριμένη διαδικασία [3], [9], [10], [11] :
Διαχείριση τοποθεσίας: Κάθε είδος στο WMS καταγράφεται μαζί με τη συγκεκριμένη θέση του στην αποθήκη. Έτσι, σε περίπτωση αποκλίσεων, ο επανέλεγχος γίνεται άμεσα, καθώς το σύστημα καθοδηγεί τους εργαζόμενους στα ακριβή σημεία της Αποθήκης, που πρέπει να ελεγχθούν.
Αυτόματες και ακριβείς καταγραφές: Το WMS εξαλείφει τα χειρόγραφα λάθη, καθώς οι απογραφές πραγματοποιούνται μέσω PDA scanners που καταγράφουν barcode θέσεων και ειδών, διασφαλίζοντας μεγαλύτερη ακρίβεια.
Γρήγορες καταγραφές: Η χρήση barcode scanning αντικαθιστά τις εκτυπωμένες λίστες, αποφεύγοντας προβλήματα όπως φθορές ή απώλειες εγγράφων. Η πληροφορία καταχωρείται απευθείας στο σύστημα και εμφανίζεται σε πραγματικό χρόνο στον αποθηκάριο/υπεύθυνο του αποθέματος.
Ιχνηλασιμότητα και ιστορικό αλλαγών: Όλες οι κινήσεις αποθέματος (παραλαβές, συλλογές, απογραφές) καταγράφονται αυτόματα στο WMS. Σε περίπτωση αποκλίσεων, οι υπεύθυνοι μπορούν να εντοπίσουν γρήγορα προηγούμενες μεταβολές και σχετικά παραστατικά, χωρίς την ανάγκη αναζήτησης σε φυσικά αρχεία ή ξεπερασμένα ψηφιακά μέσα.
Διαχείριση άλλων χρήσιμων πληροφοριών: Το WMS επιτρέπει την καταχώριση κρίσιμων στοιχείων όπως πολλαπλές μονάδες μέτρησης, διαφορετικά barcodes για το ίδιο προϊόν, κωδικούς προμηθευτών, κατηγορίες προϊόντων, ημερομηνίες λήξης και παραγωγής, καθώς και άλλα logistics data (διαστάσεις, βάρος, όγκος). Έτσι, η αποθήκη μπορεί να διαχειριστεί αποτελεσματικά ακόμα και τις πιο σύνθετες απαιτήσεις αποθέματος.
Συνοψίζοντας, η απογραφή είναι μια κρίσιμη διαδικασία που απαιτεί ακρίβεια και σωστή οργάνωση. Ένα WMS δεν τη διευκολύνει απλώς, αλλά την μετατρέπει σε πολύτιμο εργαλείο για την επιχείρηση, μειώνοντας λάθη και βελτιώνοντας την αποδοτικότητα. Και αυτό είναι μόνο η αρχή, τα οφέλη ενός WMS επεκτείνονται σε κάθε πτυχή της διαχείρισης αποθήκης.
Στην INGENIO ψάχνουμε συνεχώς να βρίσκουμε τις βέλτιστες λύσεις για να μπορούμε να καλύψουμε τις ανάγκες σας, ώστε κάθε διαδικασία να γίνεται απλούστερη, πιο αποδοτική και απόλυτα αξιόπιστη. Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφτείτε τη σχετική ιστοσελίδα μας.
Πηγές:
[1] NetSuite. (2021). Physical Inventory: Steps, Best Practices & Tips. https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/inventory-management/physical-counts-inventory.shtml
[2] Destro, G., et al. (2023) ‘Improving Warehouse Performance: The Role of Inventory Accuracy’, Logistics & Supply Chain Management Journal, 45(2), pp. 125-135.
[3] ΕΡΜΕΙΟΝ Project, Εθνική Συνομοσπονδία Ελληνικού Εμπορίου. (2014) ‘Διαχείριση Αποθηκών Εμπορικών Επιχειρήσεων’ https://repository.edulll.gr/edulll/retrieve/6954/1661_2_%CE%95%CE%9D%CE%9F%CE%A4%CE%97%CE%A4%CE%91%207_COVER.pdf?utm_source=chatgpt.com
[4] Mohamud, Ibrahim & Kafi, Md & Shahron, Syairah & Zainuddin, Nizamuddin & Musa, Suria. (2023). The Role of Warehouse Layout and Operations in Warehouse Efficiency: A Literature Review. Journal Européen des Systèmes Automatisés. 56. 61-68.
[5] Somensi, K., & Ferreira, J. C. E. (2021). The impacts of inventory record inaccuracy and cycle counting on distribution center performance. Production, 31.
[6] Nahmias, S., & Olsen, T. (2015). Production and operations analysis (7th ed.). Waveland Press.
[7] Wild, T. (2017). Best practice in inventory management (3rd ed.). Routledge.
[8] Silver, E. A., Pyke, D. F., & Peterson, R. (1998). Inventory management and production planning and scheduling (3η έκδ.). John Wiley & Sons.
[9] Shanmugamani, K., & Mohamad, F. (2023). The Implementation of Warehouse Management System (WMS) to Improve Warehouse Performance in Business to Business (B2B). Journal of Industrial Management, 1(2), 31-40.
[10] Autry, Chad & Griffis, Stanley & Goldsby, Thomas & Ph.D, L.. (2005). Warehouse Management Systems: Resource Commitment, Capabilities, and Organizational Performance. Journal of Business Logistics. 26. 165 – 183. 10.1002/j.2158-1592.2005.tb00210.x.
[11] Min, H. (2006). The applications of warehouse management systems: an exploratory study. International Journal of Logistics Research and Applications, 9(2), 111–126.